07.12.2021 softgarden Webinar Reporting | Bestandskunden Online-Event

Wir haben uns sehr über die zahlreiche Teilnahme an unserem softgarden Webinar zum Spezialthema Reporting am 07. Dezember 2021 gefreut.

Sie hatten keine Zeit oder möchten sich das Webinar noch mal ansehen? Nutzen Sie hierfür einfach unsere Aufzeichnung.

Die beantworteten Fragen aus dem Webinar finden Sie unter dem Video.

Übersicht aller Fragen und Antworten

1. Fragen zu allgemeinen KPIs
2. Fragen zu Branchenvergleichen
3. Fragen zu den Export-Ansichten
4. Fragen zu den Dashboards sowie deren Analyse
5. Fragen zum Filtern nach "Tags"
6. Fragen zu den Eingangskanälen
7. Fragen zum Datenschutz

Fragen zu allgemeinen KPIs

Ihre Fragen	Unsere Antworten
Guten Morgen, gibt es Benchmarks zu den Views und Clicks. Wie viel % von Views auf Clicks ist gut oder schlecht? Danke!	Es gibt keine allgemeinen Zahlen, wie viele Views oder Clicks gut oder schlecht sind, da dies u. a. von der jeweiligen Branche, der ausgeschriebenen Position und auch von der Jobbörse abhängen kann. Fragen Sie dazu gerne Ihren Mediaberater.
Welche KPIs werden empfohlen bzw. generell genutzt?	Wir stellen Ihnen in den einzelnen Dashboards alle relevanten KPIs zur Verfügung. Jedes Unternehmen legt Wert auf verschiedene Kennzahlen. Am häufigsten genutzte Kennzahlen sind Time-to-Interview und Time-to-Hire, sowie die Konversionsrate der einzelnen Jobbörsen.

Fragen zu Branchenvergleichen

Ihre Fragen	Unsere Antworten
Bei vergleichenden Unternehmen ist bisher nicht klar, aus welcher Branche diese sind. Wenn ich für eine bestimmte Branche Vergleichswerte haben möchte, z. B. Kitas, wo könnte ich solche Vergleichswerte heranziehen?	Eine Benchmark nach Branchen ist derzeit nicht möglich. Sie können dies aber gerne als Verbesserungsvorschlag in unserer Community eintragen: https://app.softgarden.io/just-hire/ideas/jh/
Frage: In den Reports wird mit dem gesamten softgarden-Netzwerk verglichen. Das heißt, es wird mit unterschiedlichen Branchen verglichen. Wie kann ich mit meiner Branche einen Vergleich ziehen? Sonst ist der Vergleich ja extrem verzerrt und nicht aussagekräftig.	Eine Benchmarke nach Branchen ist derzeit nicht möglich. Sie können dies aber gerne als Verbesserungsvorschlag in unserer Community eintragen: https://app.softgarden.io/just-hire/ideas/jh/

Fragen zu den Export-Ansichten

Ihre Fragen	Unsere Antworten
Kann man Diagramme exportieren, um diese z. B. in einer E-Mail zu teilen? Z. B. als Tortendiagramm? Ist es möglich, die Grafiken (nicht Excel) downzuloaden?	Hierfür müssen Sie einen Screenshot der Diagramme machen. Ein Export als Grafik ist nicht möglich.
Ist es denkbar, dass zukünftig bei den Snapshots noch kleinteiliger ausgewählt werden kann, welche Bestandteile eines Reportings ich exportieren möchte und welche nicht? So exportieren wir in der Regel deutlich mehr Daten, als wir tatsächlich benötigen. Ein Export, den man deutlich stärker individualisieren kann, wäre noch hilfreicher.	Es ist ein Wizard geplant, mit dem ich pro Snapshot wählen kann, welche Felder ich exportiere, d. h. ich kann damit die Felder "ausschalten", die ich nicht benötige.
Kann man einen Report mit ausgewählten Widgets zusammenstellen und als PDF versenden? Warum kann ich bei den Übersichten nicht alle Zahlen (ganze Seite) exportieren, sondern nur die vielen Kästchen einzeln?	Hierfür müssen Sie einen Screenshot der Diagramme machen. Ein Export als Grafik ist nicht möglich.
Ist es angedacht, dass Berichte individualisiert werden können, um diese ggf. der Geschäftsführung vorzulegen? Und können diese Berichte dann automatisiert erstellt und versendet werden?	Eine Automatisierung ist bereits jetzt über die kontinuierlichen Exporte möglich. Die Daten können Sie dann in weitere Tools einspielen. Individualisierte Berichte direkt in der Software sind nicht vorgesehen.

Fragen zu den Dashboards sowie deren Analyse

Ihre Fragen	Unsere Antworten
Ist es aktuell normal, dass keine Reportings angezeigt werden? Aktuell wird eine Fehlermeldung angezeigt.	Vielen Dank für Ihre Frage. Bitte wenden Sie sich an Ihren Kundenbetreuer oder senden Sie eine Mail an [e-mail]
Einige unserer Absagegründe sind bei der Auswahl von softgarden nicht enthalten, z. B. Profil passt nicht, Wohnort ungeeignet (bei Start Arbeitstag an Wohnadresse) etc. Ist es möglich, diese Absagegründe zu erweitern oder ist das nicht in Ihrem Interesse?	Das ist natürlich möglich. Schicken Sie dazu Ihrem Kundenbetreuer oder [e-mail] Ihre überarbeitet Liste mit den Absagegründen zu und wir hinterlegen diese für Sie.
Die Empfehlung ist ja, die älteren Stellen neu zu schalten, um eine höhere Performance zu erhalten. Wie kann ich diese Neuschaltung dieser Stelle im Reporting verfolgen? Sprich: Wie kann ich die Bewerberanzahl seit Beginn der ersten Stellenschaltung nachverfolgen und wie ermittle ich die Antwortzeit der Bewerber seit Beginn trotz neuer Schaltung der Stelle? Vielen Dank schon mal für die Antwort.	Für das System handelt es sich dabei um zwei verschiedene Positionen, die einzeln ausgewertet werden und in den Berichten auftauchen. Sie müssten die beiden Positionen getrennt voneinander auswerten.
Werden Bewerbungen, die nach Einstellungen noch zurückziehen, auch aus dem Dashboard entfernt? Vielen Dank!	Nein, denn diese Bewerbungen waren ja dennoch Teil Ihres Prozesses und werden als Bewerbungen entsprechend mit ausgewertet.
Kann man unter "Berichten" z. B. Recruiting-Übersicht nach einem bestimmten ausgeschriebenen Job filtern? Das hat bei mir nicht geklappt. Können Sie das noch mal zeigen? Da eine Dropdown-Auswahl nicht angezeigt wird.	Hier scheint es einen kleinen technischen Fehler gegeben zu haben. Inzwischen steht Ihnen hier wie gewohnt ein Dropdown-Menü zur Verfügung.
Leider funktionieren viele Abfragen über die Dashboards nicht valide. Z. B. verändern sich Zahlen nicht, wenn der Filter z. B. von Monat auf Jahr geändert wird. Damit können wir natürlich nicht arbeiten und den Zahlen nicht vertrauen. Klassische Exports nehmen im Vergleich viel mehr Analyse-Zeit in Anspruch. Was können Gründe dafür sein, wie und wann wird das angegangen?	Bitte schicken Sie uns Ihr Beispiel mit den fehlerhaften Zahlen mit Screenshot an [e-mail] und wir schauen uns dies gerne an.
Belaufen sich die Kennzahlen auf dem Dashboard immer auf den Gesamtzeitraum oder werden dort z. B. immer die letzten 3/6/12 Monate herangezogen? Das wäre für die Bewertung der Dashboarddaten sehr interessant. Danke!	Die Zahlen auf den Dashboards beziehen sich immer auf das gesamte vergangene Jahr.
Der Monatsvergleich vergleicht leider Teilmonate mit dem vollen Vormonat. Ist es möglich, das anders einzustellen?	Das ist derzeit nicht möglich. In dieser Spalte wird immer der letzte Monat als Vergleich herangezogen. Sie können dies aber gerne als Verbesserungsvorschlag in unserer Community eintragen: https://app.softgarden.io/just-hire/ideas/jh/
Ist ein genereller HR-Report für ein Jahreszeitraum als Vorlage angedacht?	Ein genereller HR-Report ist nicht geplant, da viele Unternehmen unterschiedliche Zahlen in ihren Reports auswerten möchten. Dafür stellen wir Ihnen die Dashboards und die Exportmöglichkeiten zur Verfügung.
Ist angedacht, dass die erste Zeile auch mit einem Zeitfilter versehen wird, sodass man z. B. ein Jahr begutachten kann und die Daten sich im Dashboard aktualisieren? Wenn ja, ab wann wäre das möglich?	Die erste Zeile in der Übersicht ist nicht veränderbar. Die gewünschten Zahlen finden Sie aber direkt eine Zeile darunter. Dort greift auch der Datumsfilter.
Wie kann es sein, dass bis zum Vorstellungsgespräch 59 Tage vergehen und beim Angebot nur 42 Tage?	Ein System kann immer nur die Daten auswerten, mit denen es gefüttert wird. Wird der Status wie z. B. "Interview" übersprungen und eine Bewerbung direkt von "Neu" auf "Angebot" gesetzt, verändert dies auch die Time-to-Hire.
Die Bezeichnungen der Kennzahlen stimmen nicht mit den Erläuterungen überein. Beispiele: Tage bis zum Vorstellungsgespräch, Tage bis zur Einstellung im Vergleich. Wieso?	Hier lag ein kleiner Fehler in der Beschreibung vor. Dieser wurde inzwischen behoben.
Ich bin in der Recruiting-Übersicht und filtere nach meiner Firma und setze den Zeitraum für dieses Jahr. Es werden mir 9 Einstellungen angezeigt - das kommt nicht hin. Gehe ich dann zu dem Infokästchen bei der 9 sagt mir das System es sind wieder nur die Bewerbungen des laufenden Monats (kommt schon eher hin). Dann greift aber anscheinend der Filter, dass ich das aktuelle Jahr sehen möchte nicht mehr? :(	Sie beziehen sich wahrscheinlich auf die erste Zeile der Recruiting-Übersicht. Diese bezieht sich immer auf den aktuellen Monat. Bitte betrachten Sie die Zeile darunter. Dort werden Ihnen die Daten von Ihrem Filter angezeigt.
Bzgl. Views/Clicks: der Filter oben gilt dabei dennoch als Filter für das Veröffentlichungsdatum der Stellenanzeige?	Genau.
Wie kann ich die Time-to-Hire in absoluten Tagen pro Job ermitteln? Bei den Recruiting-KPIs gibt es nur Durchschnitte.	Nutzen Sie hierzu bitten den Snapshot "Recruiting-KPI". Dort werden Ihnen die absoluten Zahlen pro Job ausgegeben.
Warum wird bei den Time-to-Hire-/Interview-Daten ab dem Tag der Stellenerstellung und nicht ab dem Tag des Bewerbungseingangs gezählt? Was ist der Sinn dahinter?	Da gibt es natürlich verschiedene Interpretationen. Wir haben uns dafür entschieden, ab dem Erstelldatum der Position auszuwerten, da auch der Zeitraum zwischen Ausschreibung und Bewerbung zum Bewerbungsprozess dazu gehört.
Bewerbungen oder sonstige Daten aller softgarden-Nutzer ist im Schnitt oder in der Summe angegeben?	Hierbei handelt es sich um den Durchschnitt der Daten von allen softgarden Kunden.
Ist es ein Punkt oder Komma? Z. B. 304 Stellenanzeigen oder 30463?	Hierbei handelt es sich um ein Komma. Der Durchschnitt ist also 304 Anzeigen und nicht 30.463 Anzeigen.
Wo sind denn die Tage Samstag bis Sonntag oder bewirbt sich da keiner? Das kann ich nicht so recht glauben.	In unserem Webinar haben wir in einem Testsystem gearbeitet, wo wir Bewerbungen nur unter der Woche eingespielt haben. In Ihren eigenen Auswertungen werden Sie auch Bewerbungen am Wochenende auswerten können.
Das wäre in % wohl besser, oder? Denn Schüler hatten sich nicht so viele beworben - ich finde mit Anzahl verfälscht es das Bild etwas.	Hier ist wohl der Bewerber-Report gemeint. Wir haben bisher absolute Zahlen und bleiben auch dabei.
Bei uns gibt es 2 - 3 Interviewschritte (telefonisch, persönlich 1, persönlich 2). Soll das zukünftig auch im Bewerber-Funnel abbildbar gemacht werden? Diese Zahlen und vor allem die Visualisierung wären sehr spannend. Danke!	In unseren Standard-Dashboards können wir diese Schritte leider nicht mit aufnehmen. Sie können Ihre eigenen Status jedoch über den Snapshot "Workflowstatus-Historie" exportieren und auswerten.
Vielen Dank für die Erklärungen! Wir haben in unsere Stellenprofil eine Frage eingebaut ("Wie bist du auf uns aufmerksam geworden?"), auf die jede/r Bewerber/in im Zuge der Bewerbung antworten muss. Haben wir die Möglichkeit, die Antworten auf diese Fragen ebenfalls auszuwerten bzw. ins Reporting einzubeziehen?	Derzeit gibt es diese Möglichkeit noch nicht, aber unser Produktmanagement prüft eine entsprechende Anregung bereits: https://app.softgarden.io/just-hire/ideas/jh/p/auswertung-der-fragen
Leider ist bei uns die Unterscheidung paid (kostenpflichtige Anzeigen) und free nicht immer korrekt. Woran liegt das?	Schicken Sie uns gerne einen Screenshot an [e-mail] und wir überprüfen den Sachverhalt für Sie.
Bleiben die Nutzeroberflächen auf Englisch oder werden diese auch auf Deutsch angezeigt?	Große Teile werden bereits in die jeweilige Sprache übersetzt. Die Teile, die zurzeit auf Englisch sind, bleiben dauerhaft auch so.
Gibt es auch die Funktion, Bewerber:innen aufzuführen die sich nicht dem weiblichen oder männlichen Geschlecht zugehörig fühlen (divers)?	Hierfür haben wir die Auswahlmöglichkeit "Keine Angabe" im Bewerbungsformular. Gerne können Sie dies aber auch als Vorschlag in unserer Community eintragen: https://app.softgarden.io/just-hire/ideas/jh
Kann man Alter und Geschlecht nach Einstellungen filtern?	Hierfür müssten Sie den Snapshot "Bewerber" nutzen, wo Ihnen sowohl der Status der Bewerbungen, als auch das Geburtsdatum exportiert wird. Daraus kann man dann weiterführende Auswertungen machen.
Eine Grafik für Alter nach Joblevel wäre toll. Ein Head of ist meistens älter als ein Junior Manager.	Joblevel selbst ist keine eigene Definition im softgarden System. Sie können nur nach Zielgruppe unterscheiden. Ein Head of würde in die Zielgruppe "Berufserfahren" gehören, während ein Junior Manager eher ein "Berufseinsteiger" ist.

Fragen zum Filtern nach "Tags"

Ihre Fragen	Unsere Antworten
Wie kann ich nach "Tag" filtern - also ich kann ja unterschiedliche "Tags" den Kandidaten zuweisen. Wie filtere ich danach konkret?	Eine Filterung nach Tags ist in den Dashboards nicht möglich. Nutzen Sie hierfür gerne den Snapshot "Bewerber". Dort werden Ihnen auch die vergebenen Tags mit ausgegeben.
Werden in der Excel-Liste eingetragene "Tags" mit übertragen/angezeigt?	Ja - nutzen Sie hierfür gerne den Snapshot "Bewerber". Dort werden Ihnen die vergebenen Tags mit ausgegeben.

Fragen zu den Eingangskanälen

Ihre Fragen	Unsere Antworten
Zu den Eingangskanälen: Ist es angedacht, Offline-Bewerbungen transparenter zu machen, indem man einen Eingangskanal im Bewerberprofil hinterlegt und dieses "Feld" im Reporting auswerten kann? Wäre hilfreich, um die Blackbox der Offline-Bewerbungen aufzuschlüsseln, da die Anzahl bei uns doch recht hoch ist.	Dies ist derzeit noch nicht vorgesehen. Sie können dies aber gerne als Vorschlag in unserer Community einreichen: https://app.softgarden.io/just-hire/ideas/jh
Eingangskanal: Wenn wir durch die Send-in-Funktion per Mail eine Bewerbung einpflegen, ist der Eingangskanal weiterhin die Mail, auch wenn wir z. B. die Pflichtfrage "Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?" danach mit Inhalten füllen. Ist es möglich, dass diese Antworten ebenfalls sortiert werden?	Bei der Weiterleitung von Bewerbungen per E-Mail über die Send-in-Funktion werden die Pflichtfragen nie mit ausgefüllt, da diese nur von den Kandidaten selbst bei der Online-Bewerbung ausgefüllt werden können. Hierbei müssen Sie auch zwischen Eingangskanal (in diesem Fall E-Mail) und Beantwortung der Pflichtfragen unterscheiden.
Wie unterscheidet softgarden zwischen Offline-Bewerbungen und Bewerbungen per Mail? Offline-Bewerbungen schicke ich ja auch per Mail an das System.	Das ist korrekt. Bei uns im System sind jedoch Offline-Bewerbungen diejenigen, die Sie manuell im System anlegen. Bewerbungen, die Sie per Send-in an das System schicken, werden als E-Mail klassifiziert.

Fragen zum Datenschutz

Ihre Fragen	Unsere Antworten
Was sagt der Datenschutz - ich darf doch nur 6 Monate persönliche Daten speichern? Wobei ich das super finde :-)	Alle unsere Berichte sind selbstverständlich datenschutzkonform. Nach 6 Monaten dürfen keine personenbezogenen Daten mehr vorliegen. Die reinen Zahlen dürfen jedoch weiterhin anonymisiert ausgewertet werden.
Was passiert mit den Mitarbeitern, die aufgrund des Löschkonzeptes entfernt werden? Erscheinen diese trotzdem im Report oder verschwinden diese auch in den Berichten nach z. B. 6 Monaten. Und kann man auswerten, wie viele Bewerbungen auf eine gleiche Stelle im vergangenen Jahr in einem bestimmten Zeitraum eingegangen sind? Als Abgleich zum aktuellen Jahr.	Alle unsere Berichte sind selbstverständlich datenschutzkonform. Nach 6 Monaten dürfen keine personenbezogenen Daten mehr vorliegen. Die reinen Zahlen dürfen jedoch weiterhin anonymisiert ausgewertet werden. Über die Recruiting-Übersicht können Sie auch jederzeit nach einer bestimmten Position in einem bestimmten Zeitraum filtern.