Eine Fragenbibliothek anlegen

In diesem Hilfeartikel geht es um die Fragenbibliothek in Softgarden. Sie ermöglicht die zentrale Verwaltung wiederkehrender Jobfragen, die in Bewerbungsprozessen genutzt werden.

📌 Was ist die Fragenbibliothek und warum ist sie hilfreich?

Die Fragenbibliothek in Softgarden hilft Ihnen, wiederkehrende Jobfragen zentral zu speichern und effizient zu verwalten. Sie können standardisierte Fragen für Bewerbungsprozesse festlegen, direkt in Stellenausschreibungeneinfügen und im Berichtswesen analysieren.

Das spart Zeit, sorgt für eine einheitliche Bewerberkommunikation und bietet wertvolle Einblicke in die Antworten der Kandidat:innen.

🛠 Berechtigungen für die Verwaltung der Fragenbibliothek

Die Verwaltung der Job-Fragen in der Fragenbibliothek erfordert spezifische Berechtigungen, um eine konsistente Nutzung innerhalb des Unternehmens sicherzustellen.

✅ Erstellen von neuen Fragen: Nur Nutzer:innen mit der Rolle „Just-Hire-Administrator“ oder bei vorhandener Berechtigung können neue Jobfragen zur Bibliothek hinzufügen.

✏️ Bearbeiten bestehender Fragen: Änderungen an bestehenden Jobfragen sind nur für berechtigte Administrator:innen oder bei vorhandener Berechtigung möglich. Da Änderungen die Berichterstattung beeinflussen, sollten Anpassungen sorgfältig geprüft werden.

🗑️ Löschen von Fragen: Das Entfernen einer Frage aus der Bibliothek ist nur mit entsprechenden Administratorrechten oder bei vorhandener Berechtigung möglich. Gelöschte Fragen werden nicht mehr für Stellenausschreibungen verwendet und können die Datenauswertung verändern.

🔒 Hinweis: Sollte eine Frage grundlegend geändert werden müssen, wird empfohlen, eine neue Frage zu erstellen, statt die bestehende zu modifizieren.

Folgende Berechtigungen sind erforderlich, um Jobfragen in der Fragenbibliothek zu erstellen, bearbeiten und löschen. Diese Berechtigungen können ausschließlich von einer Person mit der zugewiesenen Rolle „Just-Hire-Administrator“ vergeben werden.

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🛠 So legen Sie eine Jobfrage an

1️⃣ Navigieren Sie zu „Einstellungen“ → „Individualisierung“ und wählen Sie den Bereich „Fragenbibliothek“ aus. 2️⃣ Klicken Sie auf den Button „+ Neue Frage hinzufügen“.

3️⃣ Wählen Sie das Unternehmen aus, für das die Frage erstellt werden soll, und hinterlegen Sie diese im Feld „Frage“. Anschließend definieren Sie den Fragetyp (Freitext: einzelne Zeile oder mehrere Zeilen, Antwortkatalog (eine Auswahlmöglichkeit), Ja/Nein).

4️⃣ Hinterlegen Sie die Antworten und aktivieren bei Bedarf den Schalterbutton „Vorqualifizierung“. Wählen Sie anschließend eine Bewertung für jede hinterlegte Antwort aus. 5️⃣ Speichern Sie die Jobfrage in der Bibliothek, damit sie später für Stellenausschreibungen verwendet werden kann.

ℹ️ Informationen:

🗣️ Sie können Ihre Jobfragen in mehreren Sprachen hinzufügen, wenn Ihr Unternehmen verschiedene Sprachen verwendet. Achten Sie darauf, dass die Anzahl der Antworten im Antwortkatalog für jede Sprache gleich sein muss.

✏️ Sie können Ihre Jobfragen in der Bibliothek bearbeiten und löschen. Bitte beachten Sie, dass dies direkte Auswirkungen auf die Berichterstattung hat. Falls Sie die Aussage einer Frage ändern möchten, empfehlen wir, eine neue Frage zu erstellen, anstatt die bestehende zu modifizieren.

🔍 Eine Vorqualifizierung ist nur für bestimmte Antwort-Arten möglich. In der Fragenbibliothek können Antwortkatalog-Fragen mit einfacher Auswahl für die Vorqualifizierung genutzt werden.

Das bedeutet:

• ✅ Ja/Nein-Fragen können vorqualifiziert werden.
• ✅ Antwortkatalog (eine Auswahlmöglichkeit) kann vorqualifiziert werden.
• ❌ Freitext-Antworten sind nicht für eine Vorqualifizierung geeignet, da sie individuell formuliert sind und sich nicht automatisiert auswerten lassen.

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📌 Verwendung der Fragenbibliothek in Stellenausschreibungen

Beim Erstellen einer neuen Stellenausschreibung können Sie direkt auf Ihre gespeicherten Fragen aus der Fragenbibliothek zugreifen.

Während der Erstellung einer Stellenausschreibung wählen Sie in Schritt 3: „Qualifikation“ unter dem Bereich „Job Fragen“ die passenden Fragen aus der Fragenbibliothek aus. Zusätzlich zu den bereits gespeicherten Fragen können hier weitere Fragen erstellt und optional in die Fragenbibliothek für zukünftige Stellenausschreibungen aufgenommen werden.

So stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Informationen frühzeitig erfasst werden und erleichtern die Bewerberauswahl.

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📊 Berichtswesen: Analyse der Fragenbibliothek

Die gesammelten Antworten aus der Fragenbibliothek können in Softgarden ausgewertet und analysiert werden. Dies ermöglicht Ihnen, wertvolle Erkenntnisse über Bewerber:innen zu gewinnen, Trends zu erkennen und datenbasierte Entscheidungen für Ihren Recruiting-Prozess zu treffen.

🔍 Nutzen der Auswertung

Einblicke gewinnen: Wie beantworten Bewerber:innen bestimmte Fragen?

Optimierungen vornehmen: Welche Fragen liefern die aussagekräftigsten Antworten

Vergleichswerte schaffen: Nutzen Sie Antworten für Benchmarking innerhalb Ihres Unternehmens.

📂 Wo finde ich die Berichte?

Sie finden den Bericht für Bibliotheksfragen unter dem Bereich „Berichte“ > „Snapshots“.

⚠️ Hinweis: Berichte sind ausschließlich für Bibliotheksfragen verfügbar. Hier können Sie alle in der Bibliothek gespeicherten Fragen einsehen und die Antworten der Bewerber:innen analysieren.

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❓ FAQ zur Fragenbibliothek

Kann ich Fragen nachträglich bearbeiten oder löschen? Ja, Sie können vorhandene Fragen jederzeit bearbeiten oder entfernen, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Bitte beachten Sie, dass Änderungen an bestehenden Fragen Auswirkungen auf die Berichterstattung haben können. Falls sich die inhaltliche Aussage einer Frage stark verändert, wird empfohlen, eine neue Frage zu erstellen.

Sind die Fragen für alle Stellenausschreibungen einheitlich? Nein, Sie können für jede Stellenausschreibung individuell festlegen, welche Fragen aus der Bibliothek genutzt werden. Das ermöglicht eine flexible Anpassung an spezifische Anforderungen verschiedener Jobprofile.

Können Bewerber:innen Antworten nachträglich bearbeiten? Nein, nach dem Absenden der Bewerbung bleiben die Antworten unverändert und können nicht von den Bewerber:innen geändert werden. Dies stellt sicher, dass die erfassten Daten konsistent bleiben.

Sind die Antworten anonym auswertbar? Die Auswertung hängt von den jeweiligen Einstellungen ab – in einigen Fällen können Daten anonymisiert analysiert werden. Falls personenbezogene Daten erfasst werden, müssen Datenschutzrichtlinien beachtet werden.

Wie viele Fragen kann ich in der Bibliothek speichern? Es gibt keine Begrenzung – Sie können beliebig viele Fragen in Ihrer Bibliothek hinterlegen. Eine gut strukturierte und gepflegte Fragenbibliothek erleichtert die Auswahl relevanter Fragen und sorgt für eine konsistente Bewerberbewertung.

Können Bewerber:innen mehrere Antworten auf eine Frage geben? Nein, das ist nicht möglich. Es kann immer nur eine Antwort ausgewählt werden. Multiple Choice-Fragen sind für Jobfragen nicht verfügbar und können daher nicht genutzt werden.

Sind die Jobfragen in der Fragenbibliothek Pflichtfragen? Ja, alle Jobfragen in der Fragenbibliothek sind Pflichtfragen. Das bedeutet, dass Bewerber:innen sie beantworten müssen, bevor sie ihre Bewerbung abschließen können.

Können Jobfragen auch außerhalb der Softgarden-Bewerbungsformulare genutzt werden? Nein, die Jobfragen können ausschließlich in den Softgarden eigenen Bewerbungsformularen verwendet werden. Eine Nutzung außerhalb dieses Systems ist nicht möglich.