Ein Interviewtermin aus Outlook kommt nicht im System an?

Hier erfahren Sie, wie ein Interviewtermin in einer Bewerbung erstellt wird und welche möglichen Ursachen es gibt, wenn der Termin nicht im System erscheint.

📅 Wie ein Interviewtermin innerhalb der Bewerbung erstellt wird

1️⃣ Status auf „Interview“ setzen Ändern Sie den Bewerbungsstatus auf „Interview“ und wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus (je nach hinterlegtem Workflow).

2️⃣ Termin manuell erstellen Wählen Sie den Eintrag „Manuell erstellt“ aus.

3️⃣ Termin aus Outlook importieren Durch einen Klick auf „Aus Ihrem Kalender importieren“ wird der zuvor in Outlook hinterlegte Termin in die Bewerbung übernommen. Eine Anleitung zum Erstellen des Kalendereintrags wird angezeigt.

4️⃣ Kein Termin vorhanden? Falls noch kein Termin im Outlook-Kalender existiert, erscheint eine Hinweismeldung. ➡ Erstellen Sie den Termin in Outlook, danach können Sie ihn über „Import erneut versuchen“ in das System importieren.

 

🛠 Ursachen & Lösungen, wenn der Termin nicht im System erscheint

✅ Vor der Terminerstellung prüfen:

🆕 Einen neuen Termin anlegen

• Stellen Sie sicher, dass immer ein frischer Termin erstellt wird.
• Löschen Sie zuvor angelegte Termine, um doppelte Datenbankeinträge zu vermeiden.

🔢 Bewerber-ID korrekt eintragen

• Verwenden Sie eckige Klammern und eine Raute, z. B. [#123456789].
• Halten Sie den Betreff möglichst frei von Sonderzeichen, da diese den automatischen Ausleseprozess stören können.

📅 Datum überprüfen

• Der Termin darf nicht in der Vergangenheit liegen.

👥 Teilnehmerliste kontrollieren

• [e-mail] muss als Teilnehmer hinzugefügt sein.

🔄 Terminverschiebungen beachten

• Das System erkennt keine automatischen Verschiebungen von Terminen.
• Löschen Sie den ursprünglichen Termin und senden Sie eine neue Einladung.

 

📧 Probleme mit neuen Terminen & MS Outlook

Microsoft Outlook kann E-Mails im HTML-Format versenden, um optisch ansprechende Nachrichten zu erstellen.❗Softgarden kann HTML jedoch nicht auslesen, weshalb es zu Problemen bei der Terminzuordnung kommen kann.

 

🔧 Lösungsansätze für Outlook-Nutzer:innen

Methode 1️⃣: E-Mail als „Plain Text“ versenden ✔ Stellen Sie sicher, dass die E-Mail nur im Textformat gesendet wird. ✔ Dadurch wird die Bewerber-ID korrekt erkannt, wenn sie im Nachrichtentext steht.

Methode 2️⃣: Bewerber-ID direkt in den Betreff schreiben ✔ Tragen Sie die Bewerber-ID direkt in die Betreffzeile der E-Mail ein. ✔ Die Betreffzeile ist unformatiert, wodurch das System den Termin zuverlässig zuordnen kann.