Wie kann man eine neue Kollegin/einen neuen Kollegen bei Ihnen anmelden?

Um neue Kolleg:innen zu Ihrem bestehenden System in Softgarden hinzuzufügen, können Sie die Benutzerverwaltung nutzen.

Benötigte Berechtigung

Wichtige Information: Die Funktion kann von Personen mit der entsprechenden Rollenberechtigung eingesehen und genutzt werden. Falls Nutzer:innen nicht die Rolle „Just-Hire Administrator“ zugewiesen haben, ist eine Anpassung der jeweiligen Rolle erforderlich. Diese Änderungen müssen von einer Person mit der Rolle „Just-Hire Administrator“ vorgenommen werden.

Administrator-Pfad zur Aktivierung der Funktion

⚙️ Einstellungen → Benutzerverwaltung → Rollen → Rollenverwaltung öffnen → entsprechende Rolle auswählen und über die drei Punkte den Menüpunkt „Bearbeiten“ wählen. Im Reiter „Softgarden Dashboard“ das Häkchen bei „Benutzer erstellen“ und "Benutzer Rollen zuweisen" setzen.

Abschließend auf den Button „Speichern“ klicken. Des Weiteren müssen die zu vergebenden Rollen unter dem Eintrag „Darf einem Benutzer folgende Rollen zuweisen und entziehen“ ausgewählt werden.

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📝 Schritt für Schritt-Anleitung:

1️⃣ Öffnen Sie die Einstellungen in Softgarden und wählen Sie den Einstellungsbereich „Benutzerverwaltung“. Hierunter finden Sie den Eintrag „Benutzer“.

2️⃣ Klicken Sie auf den blauen Button „Kollegen einladen“.

3️⃣ Geben Sie die E-Mail-Adresse sowie den Vor- und Nachnamen der Person ein. Falls Sie ein Mandantensystem nutzen, wählen Sie das entsprechende Unternehmensowie die benötigte Rolle, die die Person im System haben soll. Bei Bedarf kann auch eine Nachricht hinterlegt werden, die der neu eingeladenen Person Informationen zum weiteren Vorgehen liefert.

ℹ️ Hinweise: 

• Neue Kolleg:innen können nur mit den E-Mail-Domains eingeladen werden, die unter dem Eintrag „Zugelassene Domains“ aufgeführt sind. Weitere Domains können ausschließlich von Personen mit der Rolle „Just-Hire Administrator“ unter ⚙️ Einstellungen → Benutzerverwaltung → Erlaubte Domains hinzugefügt werden.
• Ihnen wird die untere Hinweismeldung angezeigt? In diesem Fall besteht bereits ein Account mit der angegebenen E-Mail-Adresse, der sich entweder in einem anderen Mandanten befindet oder zu einem früheren Testsystem eingeladen wurde.
• • Es existiert bereits ein Nutzer mit der angegebenen E-Mail Adresse in ihrem Bewerbermanagementsystem.

4️⃣ Versenden Sie die Einladung mit einem Klick auf den Button „Einladung senden“.

ℹ️ Hinweis: Den neu erstellten Account finden Sie in der Benutzerliste als noch nicht aktivierten Account, dargestellt in hellgrauer Schriftfarbe. Durch einen Klick auf den Eintrag „Einladung nochmal schicken“ kann der eingeladenen Person ein neuer Einladungslink per E-Mail zugesendet werden.

5️⃣ Die eingeladene Person erhält eine Einladung per E-Mail und klickt auf den darin enthaltenen Button „Einladung annehmen“.

6️⃣ In der durch das Anklicken des Links aufgerufenen Maske legt die eingeladene Person eigenständig ein Passwort fest und klickt zum Speichern auf den Button „Speichern und weiter“.

ℹ️ Hinweis: Das Passwort muss mind. 10 Zeichen lang sein und drei der folgenden Zeichen enthalten: Großbuchstaben, Kleinbuchstaben, Zahl, Sonderzeichen

7️⃣ Der Account ist nun aktiviert, und die eingeladene Person kann sich in Softgarden mit ihrer E-Mail-Adresse und ihrem Passwort anmelden.