Wie kann ich jemandem ohne ausgehende E-Mail Absagen?

Um die Bewerbung einer Bewerberperson in Softgarden abzusagen, nutzen Sie die Absage-Funktion.

Die Möglichkeit, eine Absage ohne den Versand einer E-Mail in Softgarden vorzunehmen, bietet mehrere Vorteile:

✅ Diskretion & interne Verwaltung

• Die Absage wird im System dokumentiert, ohne dass die Bewerberperson aktiv informiert wird.
• Dies kann hilfreich sein, wenn die Absage intern verarbeitet werden soll, bevor eine offizielle Mitteilung erfolgt.

✅ Flexibilität im Bewerbungsprozess

• Falls eine Bewerberperson bereits anderweitig informiert wurde oder sich zurückgezogen hat, kann die Absage ohne zusätzliche E-Mail erfolgen.
• Unternehmen können den Bewerbungsstatus verwalten, ohne unnötige Kommunikation auszulösen.

✅ Vermeidung von automatisierten Absagen

• In manchen Fällen möchten Unternehmen eine persönlichere Absage über andere Kanäle (z. B. Telefon) übermitteln und vermeiden eine standardisierte E-Mail.

Diese Funktion ist besonders nützlich für Recruiter und Administratoren, die Bewerbungen effizient verwalten möchten, ohne sofort eine Nachricht an die Bewerberperson zu senden.

------

Benötigte Berechtigung

Wichtige Information: Die Funktion kann von Personen mit der entsprechenden Rollenberechtigung eingesehen und genutzt werden. Falls Nutzer:innen nicht die Rolle „Just-Hire Administrator“ zugewiesen haben, ist eine Anpassung der jeweiligen Rolle erforderlich. Diese Änderungen müssen von einer Person mit der Rolle „Just-Hire Administrator“ vorgenommen werden.

Administrator-Pfad zur Aktivierung der Funktion

⚙️ Einstellungen → Benutzerverwaltung → Rollen → Rollenverwaltung öffnen → entsprechende Rolle auswählen und über die drei Punkte den Menüpunkt „Bearbeiten“ wählen. Im Reiter „Bewerbungen verwalten“ das Häkchen bei "Im Prozess verschieben“ setzen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1️⃣ Gehen Sie zur entsprechenden Bewerbung und klicken Sie oben rechts auf den Eintrag „Absagen“.

2️⃣ Klicken Sie im geöffneten Menü auf den Eintrag „Bewerbung absagen“.

3️⃣ Wählen Sie in der Maske den passenden Absagegrund aus und klicken Sie abschließend unten auf den Eintrag „Absage ohne Nachricht zu versenden“. Dadurch wird keine E-Mail zur Bewerbung versendet.

ℹ️ Info: Der hier ausgewählte Absagegrund ist nur intern sichtbar und somit nicht für die Bewerber:innen einsehbar.

------

ℹ️ Hinweis: In der Bewerbung sind nun der Grund der Absage, das Datum und die Uhrzeit der Veranlassung sowie die Angabe der ausführenden Person einsehbar.

------

✏️ Absagegründe hinzufügen und verwalten

Schritte zur Hinterlegung eines neuen Absagegrunds:

1️⃣ Klicken Sie im Einstellungsbereich auf den Reiter „Individualisierung“ und anschließend auf „Absagegründe“.

2️⃣ Klicken Sie auf die Schaltfläche „Absagegrund hinzufügen“. Geben Sie den neuen Absagegrund ein und fügen Sie die Einträge für die unterstützten Sprachen hinzu.

ℹ️ Hinweis: Englisch ist als Fallback-Sprache obligatorisch.

Verwaltung der Absagegründe:

• Bestehende Absagegründe können durch Klick auf die drei Punkte neben dem jeweiligen Eintrag bearbeitet werden.
• Die Reihenfolge der Absagegründe kann per Drag-and-Drop angepasst oder alphabetisch sortiert werden.
• Aktivierte Absagegründe erscheinen im Dropdown-Menü bei Absagen, während deaktivierte Gründe ausgeblendet werden.

🔒 Diese Funktion ist ausschließlich für Personen mit der zugewiesenen Rolle „Administrator“ verfügbar. Änderungen gelten für alle Tochterunternehmen.