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Infoseite Datenschutz für Kunden

Am 25.05.2018 ist die Europäische Datenschutz-Grundverordnung in Kraft (DSGVO) getreten. Die Verordnung enthält Vorschriften, die den Schutz von personenbezogenen Daten regeln, und ist somit relevant für das Recruiting in Unternehmen.

Die Datenschutzerklärung von softgarden und die Standard-Datenschutzerklärung für Bewerber (softgarden-Karriereportal) wurden aktualisiert.

Wir möchten Ihnen hier einen Überblick über Einstellungen und Funktionen geben, die Ihnen bei der Erfüllung der Vorschriften der DSGVO helfen sollen.

  • Was müssen Sie tun, um ihr Recruiting System anzupassen
    • Einrichtung von Löschfristen und automatischen Nachfragen
      • Automatische Löschung/ Aktualisierung von Kandidaten im Talent Pool
      • Automatische Löschung Bewerbungen
    • Angaben zur Datenschutzerklärung
      • Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgesetze
      • Kontakt E-Mail Adresse
      • Datenschutzbeauftragter
      • Eigene Datenschutzerklärung hinterlegen
  • Weitere Funktionen
    • Zustimmung der Datenschutzerklärung bei manuell hinzugefügten Bewerbungen
    • Beantworten von Bewerberanfragen
      • Verifizieren der Identität des Bewerbers
      • Recht auf Datenmitnahme
      • Recht auf Vergessen-werden
      • Recht auf Berichtigung

Was müssen Sie tun, um ihr Recruiting System anzupassen

Unter Einstellungen und dem Reiter "Zusätzliche Funktionen" gelangen Sie zu den Einstellungen für Datenschutz und Sicherheit.  Diese Seite kann von Benutzern mit der Administrator-Rolle aufgerufen und konfiguriert werden.

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Einrichtung von Löschfristen und automatischen Nachfragen

Automatische Löschung/ Aktualisierung von Kandidaten im Talent Pool

Um Ihren Talentpool stets aktuell zu halten können Sie konfigurieren, in welchen Abständen Kandidaten aufgefordert werden, ihr Profil zu überprüfen und zu bestätigen, ob sie weiter im Talent Pool bleiben möchten. Dabei werden individualisierte Links and die Bewerber geschickt, über die sie ihre Zustimmung zum Verbleib im Pool geben können. Wenn sie nicht reagieren, werden sie innerhalb von 14 Tagen nach Senden der Mail aus dem System gelöscht.

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Wir empfehlen Ihnen, die Frist auf 6 Monate zu stellen.

Automatische Löschung Bewerbungen

Personenbezogene Daten dürfen nur so lange vorgehalten werden, wie der Zweck, zu dem sie erhoben wurden, existiert. Sie haben dazu die Möglichkeit einzustellen, wann abgesagte und wann eingestellte Bewerbungen gelöscht werden.

Nach Ablauf der Frist werden die Daten anonymisiert um für spätere statistische Auswertungen zur Verfügung zu stehen.

Die Fristen für eingestellte und abgesagte Bewerbungen können unabhängig voneinander eingerichtet werden.

Wir empfehlen Ihnen in beiden Fällen, die Fristen auf 6 Monate zu setzen.

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Angaben zur Datenschutzerklärung

Die Datenschutzgrundverordnung erfordert einige Pflichtangaben, die Sie auf der Datenschutzerklärung veröffentlichen müssen.

softgarden bietet Ihnen die Möglichkeit, eine standardisierte Datenschutzerklärung für ihr Karriereportal anzuzeigen. 

Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über die Daten, die Sie angeben müssen. Nicht angegebene Daten werden dabei in der Datenschutzerklärung ausgeblendet.

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgesetze

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softgarden stellt Ihnen das Werkzeug zur Handhabung Ihres E-Recruitings bereit. Verantwortliche Stelle der Verarbeitung ist jedoch Ihr Unternehmen. Hier sollten Sie die Kontaktdaten aus Ihrem Impressum angeben.

Kontakt E-Mail Adresse

Hier können Sie eine E-Mail Adresse hinterlegen, an die gezielt Datenschutzanfragen gerichtet werden können. Z.B. datenschutz@IhrUnternehmen.de 

Datenschutzbeauftragter

Wenn Ihr Unternehmen über einen Datenschutzbeauftragten verfügt, können Sie hier Namen und Kontaktdaten hinterlegen.

Eigene Datenschutzerklärung hinterlegen

Selbstverständlich haben Sie auch die Möglichkeit, eine eigene Datenschutzerklärung zu hinterlegen. Die Datenschutzerklärung wird dann an allen Stellen des Karriereportals anstelle der Standarderklärung von softgarden ausgeliefert. Die Angaben zur Verantwortlichkeit und Datenschutzbeauftragter werden dann ignoriert.

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Bewerbung per E-Mail weiterleiten

Benutzer können Bewerbungen auch an Empfänger außerhalb des Systems weiterleiten. Vor der Aktivierung dieser Funktion sollte jedoch sichergestellt sein, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Daten Ihrer  Bewerber erhalten. Durch die Aktivierung erscheint in der Bewerbermaske der Button zur Weiterleitung der Bewerbung und bei Deaktivierung steht dieser dann nicht mehr zur Verfügung.

Die Grundeinstellung ermöglicht die Weiterleitung der Bewerbung nach Aktivierung ausschließlich Nutzern in der Rolle des Administrators. Dieses Recht kann bei Wunsch unter "Benutzerverwaltung" über den Rollenkonfigurator auch anderen Rollen vergeben werden.

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Funktion in der Bewerbungsmappe:

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Weitere Funktionen

Zustimmung der Datenschutzerklärung bei manuell hinzugefügten Bewerbungen

Bewerber, die sich online bewerben, müssen, bevor sie die Bewerbung abschicken können, die Datenschutzerklärung akzeptieren. Da Bewerber, die per E-Mail ins System geschickt oder die manuell angelegt wurden diese Möglichkeit nicht haben, werden sie in der Bewerbungsmappe markiert. Sie können diesen Bewerbern eine Nachricht mit einem Link auf eine Seite zum Akzeptieren der Datenschutzerklärung schicken. 

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Beantworten von Bewerberanfragen

Betroffene, also die Personen, über die personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet wurden, haben verschiedene Rechte, die sie ausüben können.

softgarden hilft Ihnen dabei, diese Anfragen zu beantworten.

Verifizieren der Identität des Bewerbers

Bevor Sie der Anfrage eines Betroffenen, beispielsweise eines Bewerbers, nachgehen können, müssen Sie sicherstellen, dass diese Person auch berechtigt ist, diese Information zu erhalten.

Zu diesem Zweck haben wir einen Sicherheitscode eingerichtet. Dieser Sicherheitscode funktioniert nach dem gleichen Prinzip wie ein Telefonpasswort bei Ihrem Internetdienstanbieter.

Der Bewerber kann sich im Karriereportal einloggen und sieht unter seinen persönlichen Einstellungen einen Sicherheitscode

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Diesen Sicherheitscode kann er Ihnen dann per E-Mail oder telefonisch übermitteln. Sie sehen auf Ihrer Seite den Code in der Detailmappe des Bewerbers. Durch den Klick auf das Auge können Sie sich den Code jederzeit anzeigen lassen. So können Sie den Code des Bewerbers mit dem in der Detailmappe abgleichen und die Identität des Bewerbers verifizieren.

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Recht auf Datenmitnahme

Bewerber können sich im Karriereportal die über sie gespeicherten Informationen in maschinenlesbarem JSON Format herunterladen.

Dazu können sie unter dem Reiter "Einstellungen" ihre Daten exportieren. Vor dem Export werden die Bewerber gefragt, warum sie die Daten exportieren möchten. 

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Recht auf Vergessen-werden

Bewerber dürfen die Löschung Ihrer Daten beauftragen. Dazu haben wir Ihnen in der Detailmappe der Bewerbung einen Button zum Löschen der Bewerbung bereit gestellt. Die Bewerbung wird dadurch anonymisiert, um später zu statistischen Zwecken zur Verfügung zu stehen. Das Recht, Bewerbungen zu löschen, kann über den Rollenkonfigurator angepasst werden.

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Recht auf Berichtigung

Bewerber dürfen die Korrektur ihrer Daten beauftragen. Dazu bietet Ihnen die Software die Möglichkeit, die Daten der Bewerbung zu editieren. Das Recht, Bewerbungen zu bearbeiten, kann über den Rollenkonfigurator angepasst werden.

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