E-Mail Vorlagen bearbeiten

In diesem Hilfeartikel erfahren Sie, wie Sie E-Mail-Vorlagen im Softgarden Bewerbermanagementsystem verwalten und anpassen. Es wird erklärt, wie Sie bestehende Vorlagen bearbeiten, neue Vorlagen anlegen, Sprachversionen hinzufügen und Macros verwenden, um die Kommunikation mit Bewerber:innen effizient zu gestalten.

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📧 Verwaltung von E-Mail-Vorlagen

Die im Bewerbermanagementsystem Softgarden hinterlegten E-Mail-Vorlagen erleichtern und beschleunigen die Kommunikation mit Bewerber:innen.

Standardmäßig sind bereits Vorlagen hinterlegt, die bei Bedarf individuell angepasst werden können. In den Einstellungen unter „Individualisierung“ → „E-Mail-Vorlagen“ können Sie die Vorlagen verwalten. Benutzer benötigen dafür die Berechtigung „Email Vorlagen verwalten“, die standardmäßig für Nutzer:innen mit der Rolle „Just-Hire Administrator“ aktiviert ist.

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1️⃣ E-Mail-Vorlagen verwalten

In den Einstellungen können Sie Vorlagen für E-Mails in Ihrem System verwalten. Benutzer benötigen dafür die Berechtigung „E-Mail-Vorlagen verwalten“ (standardmäßig für Administrator:innen aktiviert).

1.1 Bestehende Vorlagen bearbeiten

Unter Einstellungen → Individualisierung → E-Mail-Vorlagen finden Sie eine Liste aller relevanten E-Mail-Vorlagen, die entweder manuell oder automatisiert an Bewerber:innen verschickt werden.

1.2 Vorschau einer E-Mail-Vorlage

Über das Menü können Sie eine E-Mail-Vorlage in der Vorschau anzeigen. Klicken Sie dazu auf die drei Punkte und wählen Sie den Eintrag „Vorschau der E-Mail-Vorlage“ aus.

⚠️ Hinweis: Die Vorschau simuliert den manuellen Versand einer E-Mail und gilt nicht für automatisch vom System verschickte E-Mails, bei denen das Unternehmenssignatur-Macro die Vorlage abschließt.

1.3 Sprachversionen in Vorlagen hinzufügen

Bestehende Vorlagen können Sie bearbeiten, indem Sie auf die drei Punkte klicken und die Option „Bearbeiten“ auswählen. Zudem können Sie Texte für verschiedene Sprachen hinterlegen.

Softgarden ermöglicht es, mehrsprachige E-Mail-Vorlagen zu hinterlegen. Nutzer:innen können für jede Vorlage verschiedene Sprachversionen erstellen. Das System erkennt die bevorzugte Sprache eines Bewerbers und sendet die passende Version der E-Mail.

💡 Hinweis: Falls für eine Sprache keine eigene Vorlage existiert, wird eine Fallback-Sprache verwendet.

1.4 Macros in Vorlagen hinzufügen

📌 Automatische Personalisierung durch „Macros“

Softgarden nutzt Macros, um E-Mails automatisch mit relevanten Informationen zu befüllen.

Beispiele von Macros:

• Jobtitel → Fügt den Titel der ausgeschriebenen Stelle ein. 
• Vorname → Ersetzt den Platzhalter durch den Vornamen des Bewerbers
• Datum → Zeigt das geplante Interviewdatum an.

💡 Hinweis: Macros können in E-Mail-Vorlagen eingefügt werden und werden automatisch mit den passenden Daten ersetzt, sobald die E-Mail versendet wird.

Weitergehende Informationen zu Macros finden Sie hier.

1.5 Neue Vorlagen anlegen

Sie können neue E-Mail-Vorlagen erstellen und diese verschiedenen Einsatzzwecken zuordnen:

• Neue E-Mail: Diese Textvorlage kann ausgewählt werden, wenn Sie Bewerber:innen über den E-Mail-Button kontaktieren, z. B. um weitere Unterlagen anzufordern.
• Bewerbung transferieren: Diese Textvorlage kann verwendet werden, wenn Sie Bewerber:innen darüber informieren, dass ihre Bewerbung auf einen neuen Job kopiert oder verschoben wird.
• Workflow oder Bewerbungsprozess: Diese Textvorlage kann genutzt werden, wenn Bewerber:innen in einen bestimmten Bewerbungsschritt verschoben werden, z. B. bei einer Einladung zum Interview oder einem Jobangebot.

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2️⃣ Automatisierte E-Mails

Einige E-Mails, wie beispielsweise die Eingangsbestätigung zur Bewerbung, werden automatisch aus dem System versendet. Diese E-Mails können Sie im Reiter „Automatisierte E-Mails“ individuell anpassen.

Aktivierung der Einstellungen: Damit Ihre angepassten Einstellungen aktiv sind, müssen Sie diese zuerst im Einstellungsbereich „Individualisierung“ → „Automatisierte E-Mails“ aktivieren.

Vorlagen für automatisierte E-Mails auswählen: Auf der Seite „Automatisierte E-Mails“ können Sie für verschiedene E-Mail-Typen Vorlagen aus Ihrer bestehenden Liste auswählen und zuweisen.

2.1 Unterschiedliche E-Mails für interne und externe Bewerber

Für interne und externe Bewerber:innen können unterschiedliche E-Mail-Vorlagen hinterlegt werden. Standardmäßig wird die externe Vorlage verwendet.

Administrator:innen können bei Bedarf spezifische Vorlagen für interne Bewerber:innen hinterlegen.

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3️⃣ Benutzerdefinierte Eingangsbestätigung für einen Job auswählen

Voraussetzung: Die Funktion „Benutzerdefinierte Eingangsbestätigung“ muss über den Schalterbutton aktiviert sein.

Beim Ausschreiben eines Jobs können Sie nun eine benutzerdefinierte Eingangsbestätigung für interne und externe Bewerber:innen hinterlegen. 

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4️⃣ Mögliche Formatierungen

Es gibt verschiedene Formatierungsmöglichkeiten zur Bearbeitung von E-Mail-Vorlagen, damit die Kommunikation professionell und ansprechend gestaltet werden kann. Hier sind die wichtigsten Optionen:

• Fett & Kursiv: Sie können Text fett formatieren für Hervorhebungen. – Kursiv kann für Betonungen oder stilistische Anpassungen genutzt werden.
• Listen: Erstellen von geordneten (numerischen) Listen, um klare Anweisungen darzustellen. – Nutzung von ungeordneten Listen (Bullet Points) für übersichtliche Aufzählungen.
• Hyperlinks: Einfügen von Links zu externen Webseiten oder internen Ressourcen.
• Zeilenumbrüche & Absätze: Klare Strukturierung der E-Mail durch Absätze und Zeilenumbrüche für bessere Lesbarkeit.
• Macros (Platzhalter): Automatische Datenbefüllung in Vorlagen mit Platzhaltern um E-Mails individuell anzupassen.