E-Mail Vorlagen bearbeiten

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1. E-Mail Templates

In den Einstellungen können Sie Vorlagen für E-Mails in Ihrem System verwalten. Benutzer benötigen dafür die Berechtigung „Email Vorlagen verwalten“ (Standard für Administratoren).

1.1 Bestehende Vorlagen bearbeiten

Unter Einstellungen-> Individualisierung-> E-Mail Tempaltes finden Sie eine Liste mit allen relevanten E-Mails Vorlagen, die entweder manuell oder automatisiert an Bewerber verschickt werden.

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1.2 Vorschau/ Test-Email senden

Über das Menü können Sie eine E-Mail in einer Vorschau ansehen oder testweise an sich oder Kollegen verschicken.

Sie können einen Bewerber auswählen, um die E-Mail testweise mit echten Daten zu befüllen und einen Benutzer als Empfänger auswählen. Bitte denken Sie daran diese Test-E-Mail aus Datenschutzgründen hinterher wieder zu löschen.

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1.3 Bestehende Vorlagen bearbeiten

Bestehende Vorlagen können Sie mit wenigen Klicks über das Menü bearbeiten und Texte für unterschiedliche Sprachen hinterlegen.

Dafür stehen „Macros“ zur Verfügung. Hierbei handelt es sich um Platzhalter, die nach dem Verschicken der E-Mail mit Daten zum Job oder Bewerber befüllt werden.

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1.4 Neue Vorlagen anlegen

Sie können neue E-Mail Vorlagen anlegen und diese dann für unterschiedliche Einsatzzwecke zuordnen:

  • Neue E-Mail: Die Textvorlage ist auswählbar, wenn Sie einen Bewerber über den E-Mail Button kontaktieren (z.B. weitere Unterlagen anfordern).
  • Bewerbung transferieren: Die Textvorlage ist auswählbar, wenn Sie Bewerber darüber informieren, dass ihre Bewerbung auf einen neuen Job kopiert oder verschoben wird
  • Workflow oder Bewerbungsprozess: Die Textvorlage ist auswählbar, wenn Bewerber in einen bestimmten Bewerbungsschritt verschoben werden (z.B. Einladung zum Interview, oder Angebot)

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2.Automatisierte Mails

 Manche E-Mails, wie zum Beispiel die Eingangsbestätigung zur Bewerbung, werden automatisiert aus dem System verschickt. Diese E-Mail können Sie in dem Reiter „Automatisierte E-Mails“ anpassen.

Damit Ihre angepassten Einstellungen aktiv sind, müssen Sie diese im ersten Schritt aktivieren. Auf der Seite Auf des Seite können Sie für unterschiedliche automatisierte E-Mails Vorlagen aus Ihrer bestehenden Liste an Vorlagen auswählen.

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Unterschiedliche E-Mails für interne/ externe Bewerber

Für interne und externe Bewerber lassen sich nun unterschiedliche E-Mails hinterlegen. Standardmäßig wird auf die externe Vorlage zurückgegriffen.

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3. Eingangsbestätigung für einen Job auswählen

Voraussetzung: Die Funktion „Automatisierte E-Mails“ muss aktiviert sein

Beim Ausschreiben eines Jobs können Sie eine benutzerdefinierte Eingangsbestätigung für interne/externe Bewerber hinterlegen. Aktivieren sie beim Anlegen eines Jobs dafür die Funktion „Eingangsbestätigungen“.

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