Wie verschiebe ich eine Bewerbung aus einem Job in den Talentpool?

In Softgarden können Bewerbungen nicht direkt verschoben werden. Stattdessen können Bewerber:innen zur Aufnahme in den Talent Pool eingeladen werden. Dafür gibt es drei Möglichkeiten:

1️⃣ Aufnahme über eine Absage

Falls eine Bewerbung für die aktuelle Stelle nicht geeignet ist, kann eine Absage versendet werden. Gleichzeitig kann den Bewerber:innen die Möglichkeit zur Aufnahme in den Talent Pool angeboten werden.

📌 Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1️⃣ Öffnen Sie die Bewerbung und klicken Sie oben rechts auf „Absagen“. Wählen Sie anschließend den Menüeintrag „Bewerbung absagen“.

2️⃣ In der sich öffnenden Maske wählen Sie den Grund für die Absage und aktivieren den Schalter „In den Talent Pool einladen“. Falls gewünscht, können Sie bereits eine Pool-Kategorie vergeben, um später gezielt nach Talenten zu filtern.

⚠️ Wichtig:

• Der Eintrag „Absage ohne Nachricht zu versenden“ darf nicht ausgewählt werden, da Bewerber:innen erst über einen Link ihre Zustimmung geben müssen.
• Über „Nachricht →“ wird eine E-Mail mit einem manuell erstellten Text oder einer E-Mail-Vorlage gesendet.

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Einladung zum Talent Pool:

1️⃣ Am Ende der Absage-E-Mail wird ein Link eingefügt, über den sich Bewerber:innen aktiv für den Talent Pool registrieren können.

⚠️ Wichtig: Damit die Registrierung möglich ist, muss das entsprechende Talent Pool-Macro in einer bereits hinterlegten E-Mail-Vorlage aus der zur Verfügung gestellten Macro-Liste ausgewählt und im Text integriert werden.

2️⃣ Nach Aufruf des Links können die Bewerber:innen die drei Fragen beantworten und den Datenschutzhinweisen zustimmen.

Anschließend können sie mit einem Klick auf den Button „Talent Pool beitreten“ diesem beitreten.

3️⃣ Das Talent Pool-Profil der jeweiligen Bewerber:innen ist erst nach erfolgter Registrierung im Bereich "Talent" ersichtlich.

⚠️ Wichtige Hinweise:

• Falls die Option zur Aufnahme in den Talent Pool (Schalterbutton) nicht grundsätzlich verfügbar ist, befindet sich die Bewerbung bereits im Pool.
• Ein direktes Verschieben von Bewerbungen in den Talent Pool ohne Einladung ist nicht möglich, da Bewerbungen je nach Mandantensystem unterschiedliche Löschfristen haben können.

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2️⃣ Jobsuchende über den Talent Pool ohne vorherigen Bewerbungseingang erreichen

Jobsuchende können auch ohne vorherige Bewerbung in den Talent Pool aufgenommen werden. Dafür kann ein neuer Bereich im Karriereportal aktiviert werden: „In Kontakt treten“.

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🔛 Aktivierung der Funktion:

1️⃣ Klicken Sie rechts oben auf Ihren Namen → Einstellungen → Zusätzliche Funktionen → Allgemeine Einstellungen und aktivieren Sie den Schalter „Get Connected“.

2️⃣ Gehen Sie zu Individualisierung → Jobportal und aktivieren Sie den Schalter „In Kontakt treten anzeigen“ und klicken oben rechts auf „Änderungen speichern“.

⚠️ Wichtig: Dieser Schritt kann auch ausgelassen werden, sofern Sie den Bereich ausschließlich über einen Link potenziellen Kandidat:innen zugänglich machen möchten. Der Link ist hier einsehbar: Gehen Sie in den Einstellungsbereich -> Zusätzliche Funktionen -> Allgemeine Einstellungen und kopieren den URL-Eintrag unter „Get Connected“.

Bewerber:innen haben nun Zugriff auf den Bereich „In Kontakt treten“ und können dort ihr Profil hinterlegen. Nach einem Klick auf den Button „Abschicken“ erhalten Interessierte eine automatisch versendete Eingangsbestätigung per E-Mail. Der Inhalt dieser E-Mail kann unter Einstellungen -> Individualisierung -> E-Mail-Vorlagen von einer unternehmensinternen Person mit der Rolle „Just-Hire Administrator“ oder eine vom Just-Hire Administrator angepassten Rolle bearbeitet werden.

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3️⃣ Manuelles Hinzufügen eines Talent Pool-Profils

Falls keine Bewerbung vorliegt, können Bewerber:innen manuell zum Talent Pool hinzufügen.

📌 Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1️⃣ Gehen Sie in den Bereich „Talent“ und klicken Sie oben rechts auf „Bewerbung hinzufügen“.

2️⃣ Wählen Sie, ob das Profil über die CV-Parsing-Funktion (falls aktiviert) oder manuell angelegt werden soll.3️⃣ Die Interessierten erhalten eine E-Mail zur Bestätigung ihrer Aufnahme in den Talent Pool.4️⃣ Zusätzlich erhalten sie eine E-Mail mit der Datenschutzerklärung und einem Link, den sie aufrufen müssen, um die Datenschutzhinweise zu bestätigen.