Mit Smart Calendar können Sie Ihren Kalender mit softgarden verbinden, Verfügbarkeiten von Kollegen prüfen und Kalendereinladungen direkt aus dem System erstellen.
Weitere Informationen zu Smart Calendar finden Sie im softgarden Marketplace.
Inhalt dieses Artikels:
Einrichtung
Sie können die Kalenderintegration ganz einfach über den Softgarden Marketplace als Administrator kostenfrei aktivieren.
1. Navigieren Sie im Bereich „Marketplace“ zum Reiter „E-Mail und Kalender“, wählen Sie den Eintrag „Smart Calendar“ aus und klicken Sie darauf. (Alternativ steht Ihnen auch eine Suchfunktion zur Verfügung.)
2. Klicken Sie in der nun angezeigten Maske auf den Eintrag „Integration aktivieren“.
3. Wählen Sie aus, ob die Smart Calendar-Funktion ausschließlich für den Hauptmandanten oder – sofern gebucht – auch für bestehende Tochtermandanten (Tochterunternehmen) aktiviert werden soll. Setzen Sie anschließend das Häkchen zur Bestätigung der Bedingungen und Konditionen und klicken Sie abschließend auf den Button „Integration aktivieren“.
Anschließend steht die Smart Calendar-Funktion allen Ihren Kolleg:innen zur Verfügung und kann bei Bedarf von ihnen eigenständig aktiviert werden.
Verbinden eines Kalenders
Folgende Kalenderanbieter werden derzeit unterstützt:
- Apple iCloud
- Google Calendar
- Microsoft Exchange
- Microsoft Office365
- Outlook.com
1. Um Ihren Kalender zu verbinden, klicken Sie oben rechts auf „Ihr Konto“ → „Kalender“ und wählen Sie im Untermenü „Kalender-Konten“ aus.
2. Nach dem Klick auf einen der Anbieter werden Sie zu unserem Partner Cronofy weitergeleitet und befinden sich somit außerhalb von Softgarden. Anschließend melden Sie sich bei Ihrem Kalenderanbieter an. Es kann erforderlich sein, dass Sie eine Berechtigungsfreigabe durch einen unternehmensinternen Administrator benötigen, damit Ihr Kalender erfolgreich verbunden werden kann.
Nach dem erfolgreichen Login werden Sie zurück in das Softgarden-System geleitet. Ihr verbundener Kalender erscheint nun in der Liste der verknüpften Kalender. Sie haben die Möglichkeit, weitere Kalender hinzuzufügen, die in die Verfügbarkeitsberechnung einbezogen werden.
Unter „Primärer Kalender“ wählen Sie bitte den Kalender aus, der für Intervieweinladungen und Terminerstellungen verwendet werden soll.
Fehlerbehebung
Details zur Fehlerbehebung bei der Verbindung mit den unterstützten Kalendersystemen finden Sie in der Support-Dokumentation: https://docs.cronofy.com/calendar-users/
Sollten Sie weiter Probleme haben, wenden Sie sich bitte an den softgarden Support.
Verfügbarkeitsregeln
Sie können grundlegende Verfügbarkeiten auf Wochenbasis für Ihre Interviewplanung hinterlegen. Blockieren Sie zum Beispiel Ihre Mittagspause oder andere fixe Termine auf Wochenbasis, während dessen Sie keinesfalls für Andere als verfügbar erscheinen möchten.
Sie können auch die Kalender einschränken, die für die Verfügbarkeitsprüfung herangezogen werden. Wählen Sie dazu einfach im Dropdown die gewünschten Kalender aus.
Interviewplanung
Sobald Sie die Einrichtung abgeschlossen haben, erscheint ein neuer Reiter im Dialog für die Interviewplanung.
Sollte dieser Reiter nicht erscheinen, prüfen Sie bitte, ob Ihr Kalender verbunden ist. Stellen Sie außerdem sicher, dass Smart Calendar für Ihr System aktiviert wurde.
Termin vereinbaren
Mit Smart Calendar können Sie Ihren Kandidatinnen über das System eine Termineinladung schicken. Details zur Einrichtung und zum Vorgehen finden Sie hier: Smart Calendar - Einen Termin vereinbaren
Mehrere Termine vorschlagen
Mit Smart Calendar können Sie Ihren Kandidaten mehrere Terminvorschläge unterbreiten. Dies erleichtert die Koordination und erspart Ihnen das Hin-und-Her in der Kommunikation. Details zum Vorschlagen von Terminen finden Sie hier: Smart Calendar - Mehrere Termine vorschlagen
Weitere Informationen
Für die Kalenderintegration in softgarden nutzen wir unseren Partner Cronofy.
Es werden ausschließlich die Server von Cronofy in Deutschland genutzt.
Weitere Informationen zu Cronofy finden Sie hier:
- AGB von cronofy: https://docs.cronofy.com/policies/end-user-terms-of-service/
- Datenschutzrichtlinie von cronofy: https://docs.cronofy.com/policies/privacy-notice/
- Security White Paper: https://www.cronofy.com/cronofy-security-white-paper
- Support für Kalenderanbieter: https://docs.cronofy.com/calendar-users/
Kommentare
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