Smart Calendar - Termin vereinbaren

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Mit Smart Calendar können Sie Ihren Kalender mit softgarden verbinden, Verfügbarkeiten von Kollegen prüfen und Kalendereinladungen direkt aus dem System erstellen.

Weitere Informationen zu Smart Calendar finden Sie im softgarden Marketplace

Inhalt dieses Artikels:

  1. Einrichtung
  2. Interviewplanung 
    1. Termin vereinbaren
      1. Kalendereintrag erstellen
      2. Status der Einladung
      3. Absage
    2. Mehrere Termine vorschlagen
  3. Weitere Informationen

Einrichtung

Für die Einrichtung ist ein initiales Setup erforderlich. Details dazu finden Sie hier: Smart Calendar - Kalender verbinden

 

Interviewplanung 

Sobald Sie die Einrichtung abgeschlossen haben, erscheint ein neuer Reiter im Dialog für die Interviewplanung.

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Sollte dieser Reiter nicht erscheinen, prüfen Sie bitte, ob Sie Ihren Kalender verbunden haben. Stellen Sie außerdem sicher, dass Smart Kalender für Ihr System aktiviert wurde.

 

Einen Termin vereinbaren

Um einen Termin mit dem Smart Kalender zu vereinbaren, öffnen Sie den entsprechenden Reiter bei der Interviewplanung. 

Fügen Sie weitere Teilnehmer aus Ihrem Team hinzu und definieren Sie den Standort und die Dauer. 

Smart_Calendar___Interview_Scheduling.png

Anschließend wählen Sie aus der Kalenderansicht einen verfügbaren Termin (blau hinterlegt) aus.
Die Verfügbarkeit richtet sich hier nach Ihren Verfügbarkeitsregeln sowie Ihrem Kalender auf Live-Basis. Wenn Sie weitere Teilnehmer hinzugefügt haben, die Ihren Kalender ebenfalls verbunden haben, ergibt sich die Verfügbarkeit aus der Vereinigung Ihrer Regeln und Termine. 

 

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Um ein Video-Interview zu erstellen, wählen Sie einfach einen der verbundenen Anbieter aus. Weitere Anbieter können Sie über Ihr Profil hinzufügen. Mehr Informationen dazu finden Sie hier: Smart Kalender - Video-Anbieter verbinden

 

Anschließend senden Sie wie gewohnt eine Einladungsmail an den Kandidaten. Ihre gewohnten Templates für die Interviewvereinbarung stehen selbstverständlich zur Verfügung. Wir bieten auch spezielle Vorlagen für Videointerviews an, die das Makro [smart-calendar-video-link] für den Link zum Videointerview enthalten. 

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Kalendereintrag

Mit dem Absenden der Intervieweinladung wird ein Kalendereintrag in Ihrem Kalender erstellt. Alle ausgewählten Teilnehmer werden zu diesem Event als Teilnehmer hinzugefügt und erhalten eine Einladung aus Ihrem Kalendersystem. Im Falle eines Videointerviews werden die Einwahlinformationen automatisch zu Ihrem Kalender hinzugefügt. 

 

Der Bewerber erhält mit der Einladungsmail eine Kalendereinladung, die von unterstützten E-Mail Programmen verarbeitet werden kann. 

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Status der Einladung

Die Rückmeldung sowohl der anderen Teilnehmer als auch des Bewerbers werden stets aktuell in softgarden angezeigt. Die gewohnten Statusaktionen im Rahmen der Interviewplanung bleiben erhalten. 

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Absage

Wenn Sie den Termin aus dem softgarden System absagen, wird der Termin in Ihrem Kalender gelöscht. Die beteiligten Teilnehmer werden von Ihrem Kalendersystem über die Absage informiert. 

Der Bewerber kann auf Wunsch per Mail über die Absage informiert werden. Mit der Absage erhält der  Bewerber auch eine Löschanfrage für den Kalendereintrag. 

 

Mehrere Termine vorschlagen

Mit Smart Calendar können Sie Ihren Kandidaten mehrere Terminvorschläge unterbreiten. Dies erleichtert die Koordination und erspart Ihnen das Hin-und-Her in der Kommunikation. Mehr Informationen dazu finden Sie hier: Smart Calendar - Mehrere Termine vorschlagen

 

Weitere Informationen

Für die Kalenderintegration in softgarden nutzen wir unseren Partner Cronofy.
Es werden ausschließlich die Server von Cronofy in Deutschland genutzt.

Weitere Informationen zu Cronofy finden Sie hier:

 

 

 

 

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