Mit Smart Calendar können Sie Ihren Kalender mit softgarden verbinden, Verfügbarkeiten von Kollegen prüfen und Kalendereinladungen direkt aus dem System erstellen.
Weitere Informationen zu Smart Calendar finden Sie im softgarden Marketplace.
Inhalt dieses Artikels:
Einrichtung
Für die Einrichtung ist ein initiales Setup erforderlich. Details dazu finden Sie hier: Smart Calendar - Kalender verbinden
Interviewplanung
Sobald Sie die Einrichtung abgeschlossen haben, erscheint ein neuer Reiter im Dialog für die Interviewplanung.
Sollte dieser Reiter nicht erscheinen, prüfen Sie bitte, ob Ihr Kalender verbunden ist. Stellen Sie außerdem sicher, dass Smart Calendar für Ihr System aktiviert wurde.
Einen Termin vereinbaren
1. Im ersten Schritt ändern Sie bitte den Bewerbungsstatus von der aktuell angezeigten Auswahl zu „Interview“ und wählen den entsprechenden Eintrag durch einen Klick aus. (je nach Ihrem hinterlegten Workflow)
2. Wählen Sie hier nun den ersten Eintrag "Smart Calender" aus.
3. Fügen Sie weitere Teilnehmer:innen aus Ihrem Team hinzu und legen Sie den Standort, die Dauer sowie die Art des Termins fest.
Um ein Video-Interview zu erstellen, wählen Sie einfach einen der verbundenen Anbieter aus. Weitere Anbieter können Sie über Ihr Profil hinzufügen. Mehr Informationen dazu finden Sie hier: Smart Kalender - Video-Anbieter verbinden
4. Anschließend wählen Sie in der Kalenderansicht einen verfügbaren Termin (blau hinterlegt) aus. Die Verfügbarkeit basiert auf Ihren Verfügbarkeitsregeln sowie Ihrem Live-Kalender. Falls Sie weitere Teilnehmer:innen hinzugefügt haben, die ebenfalls ihren Kalender verbunden haben, ergibt sich die Verfügbarkeit aus der Kombination Ihrer Regeln und Termine.
Anschließend senden Sie wie gewohnt eine Einladungsmail an den/die Bewerberin. Ihre gewohnten Vorlagen für die Interviewvereinbarung stehen selbstverständlich zur Verfügung.
Zusätzlich bieten wir spezielle E-Mail Vorlagen für Videointerviews an, die das Macro [smart-calendar-video-link]enthalten und automatisch den Link zum Videointerview generieren.
Wichtig: Das Macro muss aus der Makro-Liste ausgewählt werden und darf nicht als Text in eine E-Mail-Vorlage kopiert werden.
Kalendereintrag
Mit dem Absenden der Intervieweinladung wird ein Kalendereintrag in Ihrem Kalender erstellt. Alle ausgewählten Teilnehmer werden zu diesem Event als Teilnehmer hinzugefügt und erhalten eine Einladung aus Ihrem Kalendersystem. Im Falle eines Videointerviews werden die Einwahlinformationen automatisch zu Ihrem Kalender hinzugefügt.
Der Bewerber erhält mit der Einladungsmail eine Kalendereinladung, die von unterstützten E-Mail Programmen verarbeitet werden kann.
Status der Einladung
Die Rückmeldungen aller Teilnehmerinnen sowie Bewerbers werden stets aktuell in Softgarden angezeigt. Die gewohnten Statusaktionen im Rahmen der Interviewplanung bleiben erhalten.
Status: Warte auf Antwort
Status: Anstehendes Interview
Status: Interview Einladung wurde abgelehnt
Absage
Wenn Sie den Termin aus dem softgarden System absagen, wird der Termin in Ihrem Kalender gelöscht. Die beteiligten Teilnehmer werden von Ihrem Kalendersystem über die Absage informiert.
Der Bewerber kann auf Wunsch per Mail über die Absage informiert werden. Mit der Absage erhält der Bewerber auch eine Löschanfrage für den Kalendereintrag.
Mehrere Termine vorschlagen
Mit Smart Calendar können Sie Ihren Kandidaten mehrere Terminvorschläge unterbreiten. Dies erleichtert die Koordination und erspart Ihnen das Hin-und-Her in der Kommunikation. Mehr Informationen dazu finden Sie hier: Smart Calendar - Mehrere Termine vorschlagen
Weitere Informationen
Für die Kalenderintegration in softgarden nutzen wir unseren Partner Cronofy.
Es werden ausschließlich die Server von Cronofy in Deutschland genutzt.
Weitere Informationen zu Cronofy finden Sie hier:
- AGB von cronofy: https://docs.cronofy.com/policies/end-user-terms-of-service/
- Datenschutzrichtlinie von cronofy: https://docs.cronofy.com/policies/privacy-notice/
- Security White Paper: https://www.cronofy.com/cronofy-security-white-paper
- Support für Kalenderanbieter: https://docs.cronofy.com/calendar-users/
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