Smart Calendar - Mehrere Termine vorschlagen

Mit Smart Calendar können Sie Ihren Kalender mit softgarden verbinden, Verfügbarkeiten von Kollegen prüfen und Kalendereinladungen direkt aus dem System erstellen.

Weitere Informationen zu Smart Calendar finden Sie im softgarden Marketplace. 

Inhalt dieses Artikels:

1. Einrichtung
2. Interviewplanung 
   1. Termin vereinbaren 
   2. Mehrere Termine vorschlagen
      
      1. Status der Einladung
      2. Auswahl eines Termins
      3. Änderung der Verfügbarkeiten
3. Weitere Informationen

Einrichtung

Für die Einrichtung ist ein initiales Setup erforderlich. Details dazu finden Sie hier: Smart Calendar - Kalender verbinden

Interviewplanung 

Sobald Sie die Einrichtung abgeschlossen haben, erscheint ein neuer Reiter im Dialog für die Interviewplanung.

Sollte dieser Reiter nicht erscheinen, prüfen Sie bitte, ob Ihr Kalender verbunden ist. Stellen Sie außerdem sicher, dass Smart Calendar für Ihr System aktiviert wurde.

Termin vereinbaren

Mit Smart Calendar können Sie Ihren Kandidaten über das System eine Termineinladung schicken. Details zur Einrichtung und zum Vorgehen finden Sie hier: Smart Calendar - Einen Termin vereinbaren

Mehrere Termine vorschlagen

Mit Smart Calendar können Sie Ihren Kandidat:innen mehrere Terminvorschläge machen. Dies erleichtert die Koordination und erspart Ihnen das lästige Hin und Her in der Kommunikation.

Wählen Sie dazu einfach mehrere Termine in der Wochenansicht aus. Sie können beliebig viele Terminvorschläge auswählen – bis zu maximal 4 Wochen in die Zukunft.

Nach einem Klick auf den Eintrag „Nachricht →“ können Sie eine hinterlegte E-Mail-Vorlage verwenden, die einen Link enthält. Über diesen Link können Bewerber:innen eigenständig einen der angebotenen Termine auswählen.

Der Link wird über das Macro [smart-calendar-scheduling-link] generiert und lässt sich problemlos in Ihre angepassten Mail-Vorlagen übernehmen. Wichtig: Das Macro muss aus der Macro-Liste ausgewählt werden und darf nicht als Text in die E-Mail-Vorlage kopiert werden.

Status der Einladung

Nach dem Versand der Einladung ändert sich die Statusanzeige und zeigt Ihnen die verfügbaren Terminvorschläge. Die Anzahl der verfügbaren Termine wird kontinuierlich aktualisiert und passt sich automatisch an, sobald sich Ihre Verfügbarkeit ändert.

 

Auswahl eines Termins

Die Bewerber:innen erhalten mit der Einladungsmail einen Link, über den sie eigenständig einen Termin auswählen können.

Nach der Bestätigung eines Termins erhalten Bewerber:innen eine weitere E-Mail mit den Termindetails sowie einer Kalendereinladung. Sie können diese Bestätigung im Mail-Self-Service im Einstellungsbereich „Individualisierung“ → „Automatisierte E-Mails“ unter „Smart Calendar: Interview-Bestätigung“ einsehen und anpassen.

Der Status im System aktualisiert sich entsprechend, wie im Falle eines einzelnen Termins: Smart Calendar - Kalender verbinden

Änderung der Verfügbarkeiten

Sollten sich Ihre Verfügbarkeiten geändert haben und keine freigegebene Termine mehr frei sein, so aktualisiert sich automatisch die Sicht des Kandidaten. 

Für Sie wird dieser Status ebenfalls transparent im System ersichtlich. Sie können in diesem Fall einfach weitere Terminvorschläge freigeben. Der Link für den Kandidaten ändert sich hierbei nicht und ist weiterhin erreichbar.

 

Weitere Informationen

Für die Kalenderintegration in softgarden nutzen wir unseren Partner Cronofy.
Es werden ausschließlich die Server von Cronofy in Deutschland genutzt.

Weitere Informationen zu Cronofy finden Sie hier:

• AGB von cronofy: https://docs.cronofy.com/policies/end-user-terms-of-service/ 
• Datenschutzrichtlinie von cronofy: https://docs.cronofy.com/policies/privacy-notice/ 
• Security White Paper: https://www.cronofy.com/cronofy-security-white-paper 
• Support für Kalenderanbieter: https://docs.cronofy.com/calendar-users/